Özet:

6102 sayılı yeni Türk Ticaret kanununun 1527 maddesi şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olmak şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarının tamamen elektronik ortamda yapılabileceğini, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya, bir kısım üyelerin de elektronik ortamda katılabileceğini düzenlemiştir. Makalemizde 28.08.2012 tarihli resmi gazetede yayınlanan yönetmelikte açıklanan şekliyle böyle bir toplantının nasıl yapılacağını açıklamaya çalışacağız.

1-Amaç:

28.08.2012 tarihli resmi gazetede yayınlanan yönetmeliğin amacı anonim şirketlerde yapılacak genel kurul toplantılarının teknolojiden de yararlanılarak bundan böyle elektronik bir ortamda yapılmasını sağlamaktır. Esasen yönetmeliğin amacı da anonim şirket genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmak, öneride bulunmak, görüş açıklamak ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları düzenlenmek şeklinde belirlenmiştir.

2-Genel Kurula Elektronik ortamda katılım şartı:

Ticaret kanununa göre ortakların genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılımının sağlanabilmesi için şirket ana sözleşmesinde genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabileceğine ilişkin bir maddenin olması şarttır.(1)

Anonim şirketlerde elektronik ortamda yapılacak genel kurullara ilişkin yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına olanak sağlayacak elektronik genel kurul sisteminin kurulmuş olması şart değildir. Sözleşmesinde genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılacağı şartı bulunan anonim şirket bu amaç için kurulmuş sistemlerden hizmet satın almak suretiyle de genel kurul toplantısını yapabilir.

Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, haklarını kullanabilmesi sağlanır. Hak sahiplerinin veya temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılmasına ve oy kullanmasına olanak sağlayacak şirketler, esas sözleşme hükmünde herhangi bir değişiklik yapmadan bu metni esas sözleşmelerine aktarmak zorundadır. Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.

Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.

3-Uygulama kuralları:

Elektronik ortamı kullanmak isteyen ortaklar, pay sahipleri ve yönetim kurulu üyeleri elektronik posta adreslerini önceden şirkete bildirmeye mecburdur.

Halka açık anonim şirketlerde kurumsal yönetim ilkeleri, yönetim kurulunun buna ilişkin açıklamasının esasları ve şirketlerin bu yönden derecelendirme kural ve sonuçları Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenir.

Sermaye Piyasası Kurulunun uygun görüşü alınmak şartıyla, diğer kamu kurum ve kuruluşları, sadece kendi alanları için geçerli olabilecek kurumsal yönetim ilkeleriyle ilgili, ayrıntıya ilişkin sınırlı düzenlemeler yapabilirler.

4-Genel kurul öncesi yapılacak işlemler:

Genel kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişimin sağlanması, elektronik genel kurul sistemini uygulayacak şirketlerin, genel kurul toplantılarına ilişkin kanun ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine

sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak kanunda öngörülen süreler içinde elektronik genel kurul sisteminde hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmaları zorunludur.

5-Genel kurula elektronik ortamda katılma bildirimi:

Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri bu tercihlerini elektronik genel kurul sistemi üzerinden bildirmek zorundadır.

Genel kurula hak sahibi yerine temsilcisinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin elektronik genel kurul sistemine kaydedilmesi zorunludur. Temsilcinin toplantıya fiziki katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde yapılabilir. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrıda yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır.

Tüzel kişi hak sahipleri adına, elektronik genel kurul sisteminde yapılacak bildirimlerin tüzel kişi namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir. Bildirimler, hak sahibinin talimatına uygun olarak payların tevdi edildiği kuruluş tarafından da yapılabilir.

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini elektronik genel kurul sistemi üzerinden geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.

6- Genel Kurul Anındaki İşlemler:

Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile elektronik genel kurul sistemine girmeleriyle gerçekleşir.

Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce elektronik genel kurul sisteminden alınır. Bu liste, Ticaret Kanununun 407/3 maddesi hükümleri uyarınca hazır bulunanlar listesi-hazurun listesi- oluşturulmasında kullanılır.

7-Toplantı elektronik ortamda açılır:

Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. Elektronik genel kurul sistemindeki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından ayrıca uzman kişiler de görevlendirilebilir.

8- Elektronik ortamda görüş iletme:

Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik postayla iletir.

9-Oy verme:

Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını elektronik genel kurul sistemi üzerinden kullanır.

Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, elektronik genel kurul sistemi üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir.

10-Toplantı tutanağı:

Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.

11-Şirketlerin yükümlülükleri:

6102 sayılı Ticaret Kanunun 1527. ci maddesi uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler, bu amaçla yayınlanmış olan yönetmeliğin diğer maddelerinde belirtilen yükümlülüklerin yanında aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır:

a- Şirketler, elektronik genel kurul sisteminin yönetmelik ve kanun hükümlerine uygunluğunu Bakanlık Tebliğinde belirlenen esas ve usullere uygun olarak tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır.

b-Şirketler, varsa organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgilerini elektronik genel kurul sisteminde hak sahiplerinin bilgisine sunacaktır.

c-Şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, elektronik genel kurul sisteminde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Borsaya kayıtlı şirketler için söz konusu saklama zorunluluğu MKK tarafından yerine getirilir.

ç- Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kayıtlı şirketler, kendileri veya destek hizmeti aldıkları kuruluşlar aracılığıyla genel kurul toplantısına ilişkin görüntü ve ses naklini elektronik genel kurul sistemine aktarmak ve sistemin işleyişine ilişkin olarak Bakanlık tarafından çıkarılan Tebliğle belirlenen işleyiş esaslarına uymak zorundadır.

d-Şirketlerin elektronik genel kurul sistemini kurmak yerine destek hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti alınan şirketler için de Bakanlık tebliğinde belirlenen esas ve usullere uygun olarak tescil ve ilan şartı aranır. Elektronik genel kurul sisteminden kaynaklanan nedenlerle hak sahiplerinin uğrayacağı zararlardan gerek destek hizmeti alan gerek destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere göre belirlenir.

12- Elektronik genel kurul sistemindeki işlemler:

28.08.2012 tarihli resmi gazetede yayınlana yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin elektronik ortamda genel kurula katılabilmeleri için elektronik genel kurul sistemine güvenli elektronik imza ile giriş yapmaları gereklidir.

Elektronik genel kurul sistemi üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.

13-Kayıtlı Elektronik posta sistemi nedir:

Elektronik genel kurul sisteminde yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak kabul edilen kayıtlı elektronik posta sistemi kullanılacaktır.

Standart elektronik posta sistemi yoluyla yapılan iletişimde gönderici ve alıcının kimlikleri kesin olarak tespit edilemediği için, elektronik bir belgenin, teknik ve hukuki kesinliğe sahip olarak, başkaları tarafından değişime uğratılmadan ve görülmeden karşı tarafa iletilmesi ve

e-postaların bir sunucuda saklanamaması resmi ve ticari işlemlerde kullanılması sakıncalı görülmektedir. Bu nedenle elektronik genel kurul sistemi kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden yapılması yeni Ticaret Kanunu ile sistem içinde yer almıştır.

Kayıtlı elektronik posta sistemi e-imza ve zaman damgası kullanılmak suretiyle, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almayı, gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini, gönderilen iletinin ne olduğunun, içeriğinin başkalarınca değiştirilmediğinin ve gönderim zamanının kesin olarak tespit edilmesini sağlamaktadır. Kayıtlı elektronik posta sistemi yoluyla, yasal geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde e-belge paylaşımı sağlanabilmektedir.

14-Elektronik genel kurul sisteminde kayıtlı elektronik posta sistemi niçin kullanılmaktadır:

Kayıtlı elektronik posta sisteminde elektronik ortamda yapılan gönderilerin ne zaman yapıldığı, göndericinin ve alıcının kim olduğu ve gönderilen iletinin ve eklerinin ne olduğu, güvenli e-imza ve zaman damgası kullanılarak kesin olarak tespit edilebilmektedir. Ayrıca elektronik postanın karşı tarafa üçüncü bir kişi tarafından değiştirilmeden güvenli bir şekilde iletildiğini garanti altına almaktadır. Sistem içerisinde yer alan taraflar arasında, gönderici taraf iletinin kendisi tarafından gönderilmediğini, alıcı taraf da kendisine ulaşmadığını ve iletim zamanını inkâr edememekte ve bu e-postalar hukuken geçerli delil olarak kabul edilmektedir.

15-Sonuç:

6102 sayılı yeni Ticaret Kanunu ile içinde bulunduğumuz yüzyılın teknolojisi internet aracılığıyla şirketlerin, karar ve yönetim organları bundan böyle fiziki olarak bir yerde toplanmasına gerek kalmadan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını yapmakta, pay sahiplerinin de karar alma süreçlerine etkin bir şekilde katılabilmesini sağlamaktadır.

---o---

Not: Makale sahibinin onayı olmadan alıntı yapılamaz.

Kaynakça:

(1) 6102 sayılı yeni Ticaret Kanunu md.1527

28.08.2012 tarihli R.G. yayınlanan

Anonim şirketlerin elektronik ortamda

Yapılacak genel kurula ilişkin yönetmelik